Nicht jedes Tool kann jede Rechnungsart: Diese Fragen solltet ihr klären, bevor ihr auf ein neues Tool wechselt, um E-Rechnungen zu schreiben.
E-Rechnung-fähig zu sein reicht nicht automatisch aus. Viele Tools können eine Standardrechnung im richtigen Format erzeugen (z.B.: ZUGFeRD oder XRechnung). Bei der ersten Stornorechnung, Teilrechnung oder Self-Billing-Rechnung zeigt sich dann aber oft, dass solche Fälle nicht abgedeckt sind. Wer ein Tool zur Erstellung von E-Rechnungen evaluiert, sollte deshalb die folgenden Fragen stellen, bevor die Entscheidung fällt.
Die Standardrechnung als E-Rechnung braucht praktisch jedes Unternehmen, das B2B-Geschäft macht. Aber je nach Geschäftsmodell kommen, spätestens nach ein paar Monaten, weitere Fälle dazu. Bevor ihr ein Tool auswählt, lohnt sich also der Blick auf die eigene Praxis: Welche der folgenden Rechnungsarten braucht ihr vermutlich?
Also: Storno kann jedes Unternehmen treffen. Egal, welches Tool ihr wählt, ihr solltet sicherstellen, dass euer E-Rechnungs-Tool Stornorechnungen kann. Teilrechnungen, Abschlagsrechnungen und Self-Billing-Gutschriften sind dagegen abhängig vom Geschäftsmodell/der Branche, aber wer sie braucht, sollte sie vor der Entscheidung konkret testen, statt sich auf eine Feature-Liste zu verlassen.
Unsere Buchhaltungsapp für Salesforce, Finblick, deckt alle vier Fälle direkt in Salesforce ab. Hier erfahrt ihr mehr über Finblicks E-Rechnungs-Feature →
Viele Lösungen erzeugen E-Rechnungen erst nach einem Export in ein externes System. Das bedeutet zusätzliche Systembrüche, mehr Fehlerquellen und oft manuelle Zwischenschritte, gerade bei Sonderfällen wie Stornos.
Für Unternehmen, die bereits Salesforce nutzen, ist das Gute an Finblick, dass es nicht nur die E-Rechnungen komplett innerhalb der Salesforce-Org erstellt, sondern auch die Stornorechnung, welche der ursprünglichen Rechnung dann natürlich zugeordnet ist.
Wenn die Buchhaltung anschließend in DATEV weiterverarbeitet wird, lohnt sich die Frage, ob Rechnungsdaten sauber und ohne manuelle Nacharbeit übergeben werden, inklusive aller Sonderfälle wie Stornos und Gutschriften. Ein Tool, das zwar E-Rechnungen erstellt, aber keinen strukturierten DATEV-Export bietet, verlagert den Aufwand nur von der Rechnungsstellung in die Buchhaltung.
Finblick bietet dafür eine DATEV-Integration.
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, weil sie der europäischen Norm für elektronische Rechnungen (EN 16931) entsprechen.* Entscheidend ist aber nicht nur, ob ein Tool E-Rechnungen in diesen Formaten anbietet, sondern auch, ob es a) auch andere Rechnungsarten anbietet und b) ob es die Formate regelmäßig an aktuelle Versionen anpasst. Denn die beiden Standards entwickeln sich weiter.
Mehr zu den Unterschieden der beiden Formate und wann welches Format sinnvoll ist, erklären wir im Beitrag zu E-Rechnungen in Salesforce →.
* Auch ist im verlinkten Beitrag beschrieben, dass das für ZUGFeRD genau genommen erst ab Version 2.0.1 gilt.
Die entscheidende Frage bei der Tool-Auswahl ist selten, ob ein Anbieter E-Rechnungen erstellen kann, sondern ob das Tool alle Rechnungsarten kann, die im Alltag tatsächlich vorkommen. Wer das vor der Entscheidung testet, statt sich auf eine Feature-Liste zu verlassen, erspart sich später unangenehme Überraschungen.
Ihr habt noch Fragen zum E-Rechnungsversand aus Salesforce? Dann bucht euch einfach einen Termin.
Kurz und knapp: Hier nochmal die wichtigsten Fragen aus diesem Beitrag, mit kompakten Antworten zum schnellen Nachschlagen.
Nicht darauf, ob ein Tool grundsätzlich E-Rechnungen erstellen kann, sondern ob es alle Rechnungsarten abdeckt, die im Alltag tatsächlich vorkommen. Testet das konkret, bevor ihr euch entscheidet.
Neben der Standardrechnung sollte jedes Tool mindestens Stornorechnungen als E-Rechnung erstellen können, das betrifft praktisch jedes Unternehmen. Teilrechnungen, Abschlagsrechnungen und Gutschriften im Self-Billing-Verfahren sind je nach Geschäftsmodell ebenfalls wichtig.
Nicht bei jedem Tool: Viele erzeugen E-Rechnungen erst nach einem Export in ein externes System. Finblick erstellt E-Rechnungen, inklusive Stornorechnungen, komplett innerhalb der Salesforce-Org.
Sehr wichtig, wenn eure Buchhaltung anschließend in DATEV weiterläuft: Ohne strukturierten Export verlagert sich der Aufwand nur von der Rechnungsstellung in die Buchhaltung. Finblick bietet eine direkte DATEV-Integration.
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, wenn sie der EN 16931 entsprechen. Achtet zusätzlich darauf, ob ein Tool auch andere Rechnungsarten unterstützt und die Formate regelmäßig aktualisiert.
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